¿Qué es la Rúbrica de Hojas Móviles? #
Es la autorización que otorga la autoridad laboral (habitualmente el Ministerio de Trabajo provincial) para validar los registros impresos del Libro de Sueldos. Esta rúbrica se aplica sobre hojas móviles previamente autorizadas, las cuales deben contener la información laboral de los trabajadores.
Es obligatoria para empleadores que:
- Llevan libros impresos (no digitales).
- Utilizan hojas móviles como soporte del libro de sueldos.
- No están inscriptos aún al sistema de Libro de Sueldos Digital AFIP (donde este trámite deja de ser necesario).
1. ¿Cuándo debe gestionarse? #
a. Solicitud de autorización de hojas móviles: #
- Una sola vez por lote de hojas (antes de usarlas).
- Se gestiona cada vez que se cambia de proveedor de hojas o se agota el stock.
b. Presentación mensual: #
- Mensualmente, se debe imprimir el libro de sueldos y presentarlo para su rúbrica, una vez realizadas las liquidaciones de haberes.
- Plazo habitual: hasta el día 15 del mes siguiente, aunque puede variar por jurisdicción.
2. Procedimiento para solicitar la Rúbrica de Hojas Móviles #
A. Trámite inicial – Solicitud de hojas móviles #
Dónde se gestiona:
Ministerio de Trabajo provincial o CABA (según jurisdicción del domicilio laboral del empleador).
Pasos:
- Comprar o encargar hojas móviles numeradas y preimpresas con membrete del empleador.
- Presentar:
- Formulario de solicitud (según provincia).
- Copia del estatuto/contrato social.
- Última DDJJ F.931.
- Constancia de CUIT.
- Poder (si actúa un apoderado o estudio contable).
- Hojas móviles a rubricar (en blanco).
- Abonar arancel (si corresponde).
- El Ministerio estampa la rúbrica y entrega las hojas habilitadas.
B. Trámite mensual – Impresión del libro de sueldos #
Pasos operativos mensuales:
- Liquidar sueldos del mes en el sistema (ej: Hollistor).
- Exportar el informe mensual tipo «Libro de Sueldos» con los datos de:
- Legajo del empleado.
- Período liquidado.
- Sueldo bruto, neto, descuentos, etc.
- Imprimir los datos en las hojas móviles rubricadas.
- Presentar ante el Ministerio de Trabajo para su firma o sellado.
- En muchas provincias, se entrega en mesa de entradas con carpeta.
- Algunas permiten subir el archivo y luego imprimir con código de validación.
3. ¿Qué debe incluir el Libro de Sueldos? #
| Campo obligatorio | Detalle |
|---|---|
| Nombre y CUIL del trabajador | Identificación legal. |
| Fecha de ingreso | Para cálculo de antigüedad. |
| Categoría laboral y CCT aplicable | Refleja el convenio correcto. |
| Días trabajados, licencias, ausencias | Debe coincidir con recibos. |
| Sueldo bruto, aportes, neto | Datos consolidados por mes. |
Importante:
El contenido debe coincidir con lo declarado en el F.931 y en los recibos de sueldo.
Tips para optimizar este procedimiento #
| Acción | Ventaja |
|---|---|
| Automatizar impresión desde el sistema (Hollistor permite formato compatible) | Ahorra tiempo y reduce errores manuales |
| Llevar control interno de hojas utilizadas (número de serie) | Permite reponer stock antes de agotarse |
| Realizar presentación mensual en una sola jornada | Estandariza el calendario operativo |
| Digitalizar respaldo mensual antes de entregar | Evita pérdida de información en inspecciones |
| Solicitar rúbrica de gran volumen de hojas en cada compra | Disminuye frecuencia de trámites |
Consideraciones importantes #
- El incumplimiento en la presentación de hojas móviles puede derivar en multas laborales.
- La autoridad de aplicación puede requerir los libros en cualquier inspección.
- Si el cliente comienza a utilizar el Libro de Sueldos Digital (AFIP), este trámite ya no se realiza, pero se debe notificar la baja formal de la modalidad anterior.
Cierre #
La Rúbrica de Hojas Móviles e Impresión Mensual del Libro de Sueldos es un procedimiento obligatorio que, bien organizado, no solo asegura cumplimiento legal, sino que también respalda formalmente la gestión laboral del empleador.