1. Procedimientos previos al envío de recibos de sueldo #
Antes de enviar los recibos, se deben cumplir ciertos controles y validaciones internas:
🔍 1.1 Validación técnica #
- Revisión del cálculo final: Verificar que todos los ítems estén correctamente liquidados (horas extras, feriados, SAC proporcional, licencias).
- Control de haberes y descuentos: Confirmar que no existan errores de redondeo o duplicaciones.
- Confirmación de novedades: Validar con el cliente (empleador) que las novedades cargadas sean definitivas.
📄 1.2 Verificación documental #
- Datos del recibo: CUIL, categoría, fecha de ingreso, convenio, banco, etc.
- Firmas digitales: En caso de uso de firma electrónica o sistema homologado.
- Verificar recibos anteriores: Para detectar arrastres de conceptos o ajustes pendientes.
🔒 1.3 Resguardo de respaldos #
- Generar PDF del recibo individual o masivo.
- Guardar backup en carpeta cliente/MES-AÑO.
- Exportar informe de liquidación y copia del F931 para referencia.
2. Medios disponibles para el envío de recibos #
Dependiendo del cliente y del grado de digitalización, podés optar por diferentes canales:
| Medio de Envío | Ventajas | Consideraciones legales |
|---|---|---|
| 📧 Correo electrónico | Rápido y accesible. | Requiere conformidad del empleado (Art. 125 LCT). |
| 🌐 Plataformas online (Ej. Dropbox, Drive, sistema propio) | Centralizado, histórico accesible. | Asegurar privacidad (permisos de acceso individuales). |
| 📱 Whatsapp / App interna | Informal, para empresas chicas. | No recomendable como único medio oficial. |
| 🖨️ Impresión física | Aún usada en casos tradicionales o zonas rurales. | Necesita firma del trabajador, archivo físico. |
| 🖋️ Firma digital homologada | Legalmente válida si se utiliza un sistema aprobado. | Ideal para empresas que buscan profesionalizarse. |
Tip: Hollistor permite exportar recibos en PDF en lote, listos para enviar o subir a carpetas organizadas por legajo.
3. Factores adicionales que no podés pasar por alto #
⚠️ Obligaciones legales #
- Entrega en término: Los recibos deben entregarse en tiempo y forma, junto al pago de haberes.
- Conformidad del trabajador: Si se usan medios digitales, debe haber consentimiento formal del trabajador.
- Archivo obligatorio: El empleador debe conservar los recibos firmados (física o electrónicamente) por 2 años.
🗃️ Trazabilidad #
- Registrar fecha de envío y acuse de recibo (mail con confirmación o acceso a plataforma).
- En caso de reclamos, esto sirve como prueba del cumplimiento de la entrega.
🔐 Seguridad y confidencialidad #
- Nunca enviar recibos masivamente sin controlar destinatarios.
- Evitar adjuntar archivos ZIP sin protección o información sensible sin cifrado.
Recomendación operativa para el estudio contable #
Te sugiero implementar este flujo de control interno:
- Revisión técnica y validación con el cliente.
- Generación masiva de PDFs por empleado.
- Subida a carpeta Drive individual o envío por correo.
- Registro interno de confirmación del envío.
- Checklist de cierre del mes.